Logo

Referat fra bestyrelsesmøde afholdt den 03. november 2010 , Køge
Deltagere:
Sigrid Knörzer
Iza Brøsch
Henning S. Larsen
Joe Brooker
Flemming Jensen


1. After Rock`s økonomiske situation
Iza gennemgik udkast til driftregnskab 2010 og budget 2011. Enighed om at det budgetterede underskud i 2011 på ca. 16 t.kr. viser bestyrelsens vilje til at bruge af ” overskuddet ” til fælles glæde for alle medlemmer. Beslutning om, at underskuddet realiseres ved større tilskud til weekendturen, samt øvrige matcher.
Der er skyldigt kontingent på kr. 540,-, men på mødet blev de formastelige kontaktet og forholdet bliver bragt i orden.

2. Præmiesituationen
I budget 2011 afsættes op til kr. 2500,- til indkøb af præmier Accept af, at ubrugelige præmier bortskaffes.

3. Fordeling af indtægter.
Det stigende antal passive medlemmers deltagelse ved matcher betyder, at uden en egenbetaling fra passive vil det totale regnskab for passive medlemmer ikke længere være omkostningsneutralt, hvilket ikke er helt fair overfor aktive medlemmer.
Beslutning om, at passive medlemmer fremover har egenbetaling eller reduceret tilskud således:
- Matcher: egenbetaling kr. 50,- pr. match ved deltagelse
- Weekendtur: 50 % tilskud i forhold til aktive medlemmer.
- Julematch: samme tilskud til alle medlemmer
Vedr. tilskud til matcher er det den almindelige opfattelse, at niveauløftet med bedre mad er positivt modtaget af medlemmerne. For at modvirke ” kræfternes frie spil ” blev følgende besluttet:
- Klubbens tilskud dækker en varm ret og 0,5 l normale drikkevare.
- Max. beløb som kan anvendes er kr. 150,00 pr.deltager.

4. Forslag til generalforsamlingen.
Endelige matchdatoer for 2011 blev fastlagt og udsendes som bestyrelsens forslag. Derudover ingen forslag fra bestyrelsen

5. Diverse.
Klubbens logo.
Enighed om at vores logo ikke skal kunne anvendes ” i flæng ” og det kun bør anvendes på officielle dokumenter dvs. klubbens hjemmeside. Administrator kan – efter aftale med formanden – placerer logo på dokumenter og ingen andre anvender logo uden aftale med bestyrelsen.
Bestyrelsen foreslår at logo påsættes startliste og resultatliste.

Klubbens hjemmeside.
Stor anerkendelse og ros fra bestyrelsen til HHN for den nye hj.side.
Enighed om, at alt væsentligt vedr. klubben skal dokumenteres på hj.siden, således der ikke er behov for at gemme materiale andre steder. Vi mangler at få lagt regnskaberne og formandens beretning ( begge er generalforsamlings godkendte dokumenter ) for de enkelte år ud på hj.siden.
Administrator har påpeget, at backup fra hj. siden bør sikres hos flere personer. Lidt usikkerhed om hvordan dette skal arrangeres, men enighed om at det er vigtigt, så følgende besluttes:
Administrator skal have backup på egen computer og derudover på et eksternt medie som opbevares adskilt fra computer.
Et bestyrelsesmedlem ( på mødet valgt Sigi ) skal derudover have en fuld backup på eksternt medie.
Enighed om at formand og administrator til generalforsamling i 2011 udarbejder forslag om tilføjelse til vedtægterne om forhold vedr. hjemmesiden.
Tilslutning til at administrator arbejder på at give matchledere mulighed for at kunne taste direkte ind på startlisten på hjemmesiden.

Vedtægtsændringer 2011.
Det blev i almindelighed drøftet om reglen vedr. betaling ved matcher på forskellen imellem aktuel greenfee og gæsteaftaler skal betales af ”ramte” medlemmer har overlevet sig selv. Formanden tager emnet op på generalforsamlingen under punktet eventuelt.

Referent
Flemming






Bestyrelsesmøde fredag den 14. maj med start kl. 20.00
Deltagere: Iza, Sigrid, Henning samt Joe.
Fysisk fraværende: Flemming, der dog havde udsendt mødets agenda.

Referat:
Mødet startede med at bestyrelsen valgte en næstformand – jvnf.. klubbens vedtægter punkt 4. Joe blev valgt. Herefter blev følgende behandlet:

1. After Rocks økonomiske situation
a. Klubbens egenkapital er velpolstret og kan uden problemer akkommodere det budgetterede driftsunderskud på niveauet kr. 10.390. (Se sidste generalforsamlingsreferat for reference).
b. Der findes en marginal skyldner blandt medlemsskaren, men dette vil blive rettet umiddelbart (forglemmelse).

2. Matcher 2010
a. Er som bekendt alle planlagt. Sigrid/Bestyrelsen så gerne at der var mere ”kamp” om at blive arrangør af matcherne. Det vil der således blive appelleret til på næste generalforsamling.
b. For så vidt weekendmatchen i juni vil alt være som beskrevet i Formandens information af 28. marts 2010. Det skal bemærkes at holdopstillingerne først vil blive offentliggjort om fredagen,hvor vi mødes. Det hænger sammen at vi har reserveret 4 starttider og at hvis der går 3 firebolde foran os, ja så går vi selv ud i firebolde – ellers bliver det trebolde.
Desværre har vi måtte registrere forfald - som alle kender baggrunden for - fra Leif og Grethe samt Formanden. Helge deltager, men som ikke-golfspillende. Lars har på grund af andre aktiviteter af erhvervsmæssig karakter måtte melde sig ud af klubben. Dette betyder at vi bliver 16 deltagere og ikke som påregnet 20. Action: Joe forsøger at sikre at dette ikke får negative økonomiske konsekvenser for det samlede arrangement.
Udaf de 16 deltagere er 4 ej golfspillende (Finn, Iza, Helge, Birgit L).
Næstformanden er på vegne Formanden ”Ansvarlig Matchleder”.

3. Præmiesituationen
Vi har 1. og 2. præmier til og med den 1. match 2011. Herudover har vi lidt i ”småtingsafdelingen”.Der skal således ikke indkøbes yderligere før i næste budgetår. Dette vil indgå i budgettet 2011/2012. Action: Iza.

4. Generalforsamlinger.
a. Generalforsamlingen 2009 forløb i god ro og orden i betragtning af det omfattende pensum, der skulle behandles.
b. For så vidt angår generalforsamlingen 2010 forventes et væsentligt reduceret antal forslag (hvis nogen) fra bestyrelsen, men det er som altid medlemmerne frit at stille ethvert forslag de måtte ønske.
Formalia vil fortsat være som beskrevet i klubbens vedtægter (punkt 3 og 4).

5. Hjemmesiden
Arbejdet med et oplæg til en ny hjemmeside pågår. Forventes implementeret indenfor en overskuelig fremtid. Action: Bestyrelsen og Hans Henrik.

6. Diverse
a. Det blev besluttet at lade bestyrelsesreferaterne være tilgængelige for medlemmerne via klubbens hjemmeside.
b. Der arbejdes på at producere en polotrøje med klubbens logo hurtigst muligt. Action: Sigrid/Joe

7. Eventuelt
Der var ingen punkter under dette punkt.

Referent: Joe, 18.05.2010