Logo

Referat fra bestyrelsesmøde afholdt den 27. oktober 2009 , Hedeland
Deltagere : Sigrid Knörzer, Iza Brøsch, Henning S. Larsen, Joe Brooker, Flemming Jensen.

Økonomi - generelt
Iza havde udarbejdet en foreløbig balance, som ikke uventet viste, at vi er overordentligt velpolstret og har godt med penge på kistebunden. Årsagen til dette er dels større bødeindtægter end forventet samt den minimalistiske afregning fra weekend tur 2008.
Enighed om, at vi ikke skal bygge formue op og derfor vil lade ” overskuddet ” komme medlemmerne til gode i kommende matcher. F.eks. ved at hæve tilskuddet til weekend arrangementet fra dkr. 500,- til dkr. 750,- og fortsætte med at betale mad + drikkevare til matcher, da vi har registreret, at de afsatte dkr. 100,- lige knapt slår til.

Huskeliste.
1. Udmeldelse af klubben skal ske skriftligt med 1. mdr. varsel til udgangen af en mdr.

2. Esklusion af medlemmer. Formålet for klubben fordre en aktiv deltagelse i det sociale samvær. En udarbejdet fremmødeliste viser, at dette kniber lidt for nogle medlemmer. Den samlede fremmødepct. for aktive er siden starten på klubben på 76,7 %, hvor der er medlemmer som ligger fra 42,9 % til 66,7 %. Sygdom er fratrukket disse tal. Enighed om at der til vedtægterne tilføjes ” at bestyrelsen KAN eskludere et medlem, såfremt der over en 2-årig periode er opnået en fremmødepct. på under 75 %, hvor sygdom er fraregnet ”

3. Nyhavnscykel. Indføjelse i bøderegulativet, at det koster dkr. 50,- at glemme cyklen samt kort beskrivelse hvad cyklen gives for. Enighed om en generel opfordring til matchlederne om inden matcherne at huske de enkelte hold på at registrere hændelser som kan retfærdiggøre overrækkelse af cyklen.

4. Matchdatoer. Enighed om, at vi fortsætter med at bestyrelsen fremsætter forslag til matchdatoer på den årlige generalforsamling. En opgørelse viser at vi fra 1992 til 2003 har haft weekendtur i midten af juni og herefter flyttet til medio august indtil 2007 og så til primo august til 2009. Beslutning om at flytte weekend tur til medio juni og følgende matchdatoer for 2010:
Match 1. lørdag den 17. april
Match 2. lørdag den 29. maj
Match 3 weekendtur 18-19-20 juni
Match 4 lørdag den 24. Juli
Match 5 lørdag den 28. august
Match 6 lørdag den 18 september
Match 7 lørdag den 16. oktober
Match 8 julematch lørdag den 04. December

5. Modregning i greenfee. Der modregnes kun i de tilfælde, hvor der er klubaftale imellem ens egen hjemmeklub og den pågældende matchklub.

6. Fordeling af indtægter. Iza`s opgørelse viste, at vi så nogenlunde holder os indenfor fordelingen beskrevet i vedtægterne, dog kunne der godt tildeles weekend-arrangementer lidt mere, men det blev klaret under økonomidebatten.

7. Ingen kontingentforhøjelse.

8. Medlemsbegrænsning. Flere matchledere har gjort opmærksom på det kniber mere og mere med at vi kan reservere 5 hold ” i rap ” i wekends. PT er vi 17 aktive og 4 passive medlemmer. Med den realiserede fremmødepct. vil der være plads til yderligere 2 aktive medlemmer. Derved er vi sikker på max. 5 hold og i hovedparten af matcherne vil der være 4 hold. Bestyrelsen foreslår derfor en begrænsning til 23 medlemmer.

9. Passive medlemmer. Passive medlemmer er ikke underlagt bøderegulativet. Da fremmødepct. for passive ligger under 50 % er der rigelig opsparing i det betalte kontingent til at passive ved matcher får fuld betaling til mad på linie med aktive medlemmer.
Et medlem kan ikke være passiv i After Rock og samtidig være aktiv i en anden golfklub. 10. Enighed om, at matchledere skal ” tvinges ” til at anvende de værktøjer som findes på hjemmesiden til oplysning om, hvem der løbende er tilmeldt samt offentliggørelse af startlisiste.

11. Endvidere skal matchlederen sørge for en scoreliste ( fra hjemmesiden ) efter matchen til bødekassemesteren og en scoreliste til administrator af hjemmeside.

12. Overrækning af diplom til klubmester samme år som pokalen. Er gennemført.

13. Ved udmelding bliver indskuddet stående som egenkapital. På nuværende tidspunkt er egenkapitalen på dkr. 6600,-

14. Såfremt et bestyrelsesmedlem udtræder i en valgperiode fordeler de øvrige bestyrelsesmedlemmer opgaverne imellem sig indtil nyvalg kan finde sted i.h.t. vedtægterne.

15. Aktive deltagere som møder op, men ikke spiller og spillere som udgår under matchen. Løses ved at tilføje ” kun spillere som starter i en match er underlagt bøderegulativet ”

16. Hjemmeside. Vi skal fortsat have hjemmeside men på generalforsamlingen under eventuelt vil vi tage punktet op og finde ud af, hvorfor den ikke er mere anvendt. FJ tager kontakt til HHN med henblik på at bede ham på generalforsamlingen forklare lidt om hvilke nye tiltag han har i tankerne.

17. Fordeling af midler ved opløsning af klubben. Teksten i vedtægterne er tilstrækkelig.
Endvidere blev følgende vedtaget:
- Ved præmieindkøb er max. beløb dkr.150,- for 1.st.præmie og dkr.75,- for 2.nd.præmie. - Tilføjelse til bøderegulativ ” Maksimal bøde for deltagelse i en enkelt match er dkr. 50,-, Derved kommer der ikke problemer med bøden for udeblivelse.
Referent
Flemming



Bestyrelsesmøde afholdt den 1 - 3 maj 2009 , Vellerup

Deltagere : Sigrid Knörzer, Iza Brøsch, Henning S. Larsen, Joe Brooker, Flemming Jensen

1. Klubbens økonomiske situation:
Iza kunne bekræfte meddelelsen fra generalforsamlingen 2008 om at mellemregningen med Elisefarm fra sidste års weekendmatch har givet klubben lidt ekstra penge, hvilket gav anledning til en længere drøftelse om anvendelse af ” disse ekstra penge ”, da klubbens formål ikke er at samle formue. I den forbindelse blev følgende bragt i drøftelse:
- Opmærksomhed på, at det forøgede antal matcher kan komme til at presse økonomien.
- Fordeling af indtægterne er nedskrevet i vedtægterne og det kan blive svært at overholde. Overvejes om der til generalforsamlingen skal stilles forslag om ændret fordeling eller det overlades til bestyrelsen at fordele.
- Sponsorpræmier er i stærkt fald, så fremover må vi nok påregne at klubben selv skal betale disse.
- Overvejes om vi på næste generalforsamling skal foreslå alle bøder sat op med 5,- kr.
- Bødekassemesteren skal være opmærksom på udestående bøder fra tidligere matcher bl.a. afbudsbøder.

2. Matcher 2009
Der meldes ikke p.t. om nogen problemer med matchafviklingen. Der kan dog mærkes en klar tendens til at det bliver mere og mere besværligt at få 4 – 5 starttider lørdag morgen. Men omvendt giver det matchlederne mulighed for spændende valg af baner
Weekend tur.
Finn F. fremlagde på udvalgets vegne et flot og meget instruktivt oplæg med følgende hovedpunkter:
· Klubhus og overnatning på Pronstorfer Krug, hvor alle - som har behov - kan få eget værelse under hotellignende forhold. Udvalget har ” prøvekørt ” og kan varmt anbefale.
· Golf på hhv. Segeberg og Waldshagen. Baner som udvalget mener vil give os de nødvendige> udfordringer.
· Der er reserveret huse længst fra Krugen, hvilket skulle give mulighed for vores sædvanlige rolige sociale samvær.
· Prisen ( incl. Klubbens tilskud ) er meget fornuftig og indeholder alt excl. Drikkevare til middagen. Ægtepar = golfaktiv kr. 1150,- / golfpassiv kr. 875,-. Singler golfaktive = kr. 1260,-
· Oplægget blev ledsaget af en billedpræsentation som var meget tiltalende.
Fuld opbakning og stor ros til oplægget og enighed om at kolonnen med ” diverse til vin etc ” på prisbladet udelades, men ellers medsendes med det øvrige materiale som indbydelse til medlemmerne.
Bestyrelsen vil afhængig af ” dagsformen medtage lidt lommepenge ” som tilskud til drikkevare til middagen, men på indbydelsen skal fremgå, at priserne er excl. Drikkevare. Hvorvidt der opfordres til lidt hjemmebar afgøres af udvalget.
Endelig skriftlig bekræftelse/ afbud samt betaling skal foreligge senest 1. Juli 2009.
Som afslutning på dette punkt skal det nævnes, at billedpræsentationen atter blev fremvist ved morgenmaden efterfølgende dag, idet der var deltagere som ikke kunne få nok og andre som måske havde været knap så koncentrerede aftenen før.

3. Præmiesituationen.
Joe havde inden mødet fremsendt en opdateret oversigt over ”skatkammeret ” og kunne tilføje en kommentar om at flere effekter var faldet for aldersgrænsen bl. dametørklæder, hvor det givet vil få katastrofale konsekvenser at overrække disse som ” præmier ”.
Enighed om at Joe ( og vist også Sigi ) med en max, grænse på kr. 5000,- løbende kan supplerer præmiebeholdningen med passende effekter, så vi altid har fornuftige 2 stk, præmier + måske lidt til det løse til hver match.

4. Faste matchdatoer ( år efter år )
Formanden lagde op til det burde overvejes om vi skal lægge matcherne fast år efter år for at undgå nogle medlemmer bliver ekstra ramt. Inden fastlæggelse kunne der gennemføres en høringsrunde, så vi undgår at ramme perioder, hvor medlemmer er ” fastlåst ”.
Der var ikke umiddelbart tilslutning til dette, hvorfor formanden fravalgte at præsentere sit skriftlige oplæg. Dette skal også sammenholdes med, at udover bestyrelsen deltog ligeledes medbragte ægtefæller, hvilket unægtelig satte sit præg på debatten. Det var ikke muligt for referenten helt præcist at skabe overblik over, hvad der var mest stemning for, men det snærpede hen imod, at der til forslag til matchdatoer skal foreslåes en weekend i juni og en weekend i august, som der kan stemmes om.

5. Hjemmesiden Sigi vil sammen med FF tage kontakt til Hans Henrik for at få opbygget en struktur på de mange billeder som hoffografen har taget.

6. Diverse
· Der blev skåret igennem og fastslået, at ” humlebien ” er vores nye logo og Sigi kan færdiggøre skitsen elektronisk, så den kan bruges aktivt.
· En ganske langvarig drøftelse - og til tider meget energisk og belærende – gav grobund for at vi skal overveje om vores formålsparagraf er fuldt dækkende, idet det ikke er afklaret om vi skal have medlemsbegrænsning eller ej. Bestyrelsen vil overveje om der skal stilles forslag til vedtægterne på næste generalforsamling.
· Det blev besluttet, at der skal afholdes bestyrelsesmøde inden generalforsamlingen 2009.
· Lidt opfølgning fra sidste og forrige års referat.
o Polotrøje som dog først kan komme i spil, når logo er endeligt fastlagt. ( Joe )
o Måske et diplom, som kan overækkes til de klubber som lægger krop til vores weekendture.
Årets bestyrelsesmatch var lørdag henlagt til Holbæk Golfklub og endnu engang må vi konstaterer, at når man bevæger sig ud på halvøen forsvinder al selvtillid for her starter festen. Men en dejlig bane i flot forårsvejr.
Øvrige punkter vurderes ikke som referategnede, men det skal dog nævnes, at et retorisk højdepunkt blev opnået ved en gennemgående drøftelse af alternative anvendelsesmuligheder for ” mini majs ”.
En stor tak til Birgit & Henning for at endnu engang at stille klubhus til et bestyrelsesmøde.
Således opfattet og efter bedste evne refereret.
Formanden